Get Ablage: Information optimal organisieren PDF

By Margit Gätjens-Reuter

ISBN-10: 3409391061

ISBN-13: 9783409391061

ISBN-10: 383499118X

ISBN-13: 9783834991188

Margit Gätjens-Reuter, geschäftsführende Gesellschafterin der Planolog Organisationsberatung GmbH, ist bekannt als Autorin zahlreicher Fachbücher und Fachartikel zum Thema Sekretariats-Organisation. Ihre Beratungsschwerpunkte liegen im Bereich Aufbau- und Ablauforganisation.

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Es gibt eine Anweisung der Geschaftsleitung, dass samtliches aufbewahrungspflichtiges Schriftgut in einer Zentralregistratur zu fOhren ist und dass die Mitarbeiter die Originale empfangener Unterlagen beziehungsweise Kopien selbsterstellter Unterlagen dorthin abzugeben haben. Bei einer Ist-Aufnahme wurden folgende Fakten festgestellt: In der Zentralregistratur, die von zwei Vollzeit-Mitarbeitern und zwei Halbtagskraften gefOhrt wurde, befanden sich 250 laufende Meter angeblich aktuelle, also lebende Unterlagen.

Je nachdem, wer schon wie lange im Unternehmen ist und von allen die langste Erfahrung und den groSten Uberblick hat. Diese Mitarbeiter mlissen nun wohl oder libel rap an die Akten und ausmisten. Urn das Ganze nicht zu zeitaufwandig zu machen, schlieBlich muss die normale Arbeit weitergehen, wird unter Ausmisten nur die Entscheidung verstanden, ob ein gesamter Ordnerinhalt oder Mappeninhalt vernichtet werden kann. Befinden sich in einem Ordner zum Beispiel noch zu 10 Prozent Schriftstticke, die noch ein Jahr Hinger aufgehoben werden mtissen als der Rest, dann sollte man den gesamten Ordner auch noch dieses Jahr dart stehen lassen - ein Entfernen der 90 Prozent bringt in diesem Falle keine Platzersparnis, der Ordner benotigt ja unabhangig von seinem Inhalt immer den gleichen Platz.

Urn den Bedarf festzustellen, wird der 34 Aktenfluss statt Aktenstau! Mitarbeiter nach seiner Aktenmenge gefragt. Sicherheitshalber wird ein Zuschlag von oft 20 und mehr Prozent kalkuliert, denn "das Schriftgut wird ja standig mehr". Hat der Mitarbeiter also bereits zehn laufende Meter Akten urn sich herum, bekommt er im Neubau Schranke fUr zwolf und mehr Meter, obwohl sich auf Grund einer quantitativen, selektiven Ist-Aufnahme herausstellen wtirde, dass er nur maximal sechs Meter benotigt! So wird bei der tiblichen Vorgehensweise oft doppelt so viel investiert wie notwendig ware.

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Ablage: Information optimal organisieren by Margit Gätjens-Reuter


by James
4.1

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